Realizar o controle de uma frota de caminhões não é uma tarefa simples. O gerenciamento eficiente de uma frota, que permita a prestação de serviços com qualidade, dentro do prazo e com custos controlados exige a aplicação de boas práticas de gestão de frotas e muito conhecimento.
É preciso traçar rotas de viagem buscando reduzir a quilometragem a ser percorrida, o consumo de combustível e ainda assim atender o maior número de clientes possíveis. É necessário lidar diariamente com os motoristas, assistentes e clientes.
Por fim, é preciso também garantir a disponibilidade da frota, reduzir a sua ociosidade, controlar os custos de manutenção e de combustível.
Porém, apesar de toda a complexidade envolvida na tarefa de gestão de frotas, existem algumas ferramentas e processos que você pode aplicar e que irão te facilitar o controle dos caminhões, levando a sua empresa ao sucesso financeiro e operacional.
Por isso, apresentamos para você algumas dicas de como gerenciar de maneira eficiente a sua frota de caminhões.
1. CRIE UM PLANO DE CONTROLE DE CUSTOS
Para ter uma boa gestão da sua frota de caminhões você deve inicialmente listar todos os seus custos, planejá-los e mensurá-los para realizar um controle efetivo.
Assim, você poderá criar um orçamento e ter uma previsibilidade dos custos com a frota ao longo do ano, poderá avaliar se os custos reais estão de acordo com o planejado e posteriormente entender por que houveram divergências, quais foram essas divergências nos custos e como você pode fazer para se planejar melhor no próximo período. Alguns dos principais custos que o gestor de frotas deve focar são:
- Salário e hora extra de motoristas;
- Pneus;
- Manutenção;
- Combustível;
- Multas;
Tenha indicadores para controle desses custos, metas para os indicadores e atualize-os periodicamente para ter o controle da sua frota. Para controlar o custo da frota é fundamental que o gestor tenha o controle e registro completo de todo o histórico de informações.
Desta forma, você será capaz de identificar desvios nos custos, compreender e eliminar a causa desses desvios para tornar a sua gestão de frotas de caminhão mais eficiente.
2. REALIZE MANUTENÇÕES PREVENTIVAS
A rotina de manutenções preventivas é um dos pilares da gestão de frotas eficiente.
Você quer saber qual o segredo dos seus concorrentes e grandes empresas para manter a vida útil dos caminhões e o baixo custo com manutenções?
Manutenções preventivas são o grande segredo para a longa vida útil do caminhão e dos seus componentes, bem como para a baixa taxa de quebra. A manutenção preventiva dos caminhões permitirá que você preveja problemas, se antecipe, planeje a sua solução ou evite com que ele ocorra.
Assim, você evita o desgaste excessivo de peças, viagens com o caminhão fora de condições operacionais, falhas desnecessárias de peças e sistemas veiculares. Isso no final do mês se traduzirá em menores custos.
O plano de manutenção preventiva é indicado pelo fabricante do caminhão no próprio manual do usuário e irá te ajudar a ter uma maior previsibilidade dos custos com manutenção ao longo do ano, uma vez que você terá planejado toda a troca de peças e manutenções.
Infelizmente, ainda existem muitos gestores que em um momento de crise iniciam o corte de gastos pelas manutenções preventivas. Esse é um grande erro.
A manutenção preventiva hoje fará com que amanhã a manutenção corretiva e, mais cara, não seja necessária, resultando em economia. Não esqueça disso.
3. INVISTA EM TREINAMENTO DOS MOTORISTAS
Os principais custos da sua frota são impactados pelo modo de condução dos seus motoristas. Consumo de combustível, desgaste de pneus, manutenção, multas, todos esses fatores estão diretamente ligados aos hábitos e práticas de direção dos motoristas de uma frota de caminhões.
Além disso, o motorista é a imagem da empresa perante a sociedade e seus clientes. O motorista mal educado no trânsito, que faz ultrapassagens perigosas, não sinaliza mudança de faixa, estaciona em local proibido e dirige acima da velocidade é um risco à vida e cria uma imagem negativa da sua empresa, pois todos irão associar o comportamento dele ao comportamento da empresa.
Desta forma, para poder realizar uma gestão de frotas de caminhão de maneira eficiente você precisará investir no treinamento da sua equipe.
Assim, invista em palestras de conscientização, cursos de direção defensiva, mecânica veicular e treinamentos internos para contribuir para a evolução dos seus colaboradores.
4. UTILIZE SISTEMAS DE GESTÃO DE FROTAS
O sistema de gestão de frotas é o grande aliado do gestor. Sistemas de controle de abastecimento, manutenções, monitoramento e rastreamento veicular além de sistemas de telemetria permitirão ao gestor ter uma visão completa e em tempo real da sua operação, além de dados e registros históricos que permitirão a análise de informações e tomada de decisão mais assertiva.
Cada empresa deve utilizar o sistema de gestão de frotas que mais se adequa a sua realidade e ao tamanho da sua operação, porém saiba que esse é um investimento cujo retorno é certo.
O sistema de gestão de controle de combustível e abastecimentos permitem identificar desvios e controlar consumo pois analisa todas as informações de registros de abastecimentos, média dos veículos, litros consumidos, valor gasto por mês, por tipo de combustível e por posto.
O sistema de gestão de manutenção permitirá ao gestor ter o controle total dos custos, saber quando cada peça foi trocada ou serviço realizado. O sistema de gestão de manutenção te permite cadastrar planos de manutenção preventivas, gerenciar ordens de serviço, estoque de peças, custos com peças e mão de obra, separando indicadores por tipo de serviço, veículo, centro de custo.
Os sistemas de monitoramento de frotas e telemetria por sua vez te permitem ao gestor ter o controle total da operação, acompanhando a posição dos caminhões em tempo real, analisar rotas realizadas, pontos de parada, quilometragem percorrida e o modo de condução dos seus motoristas.
Freadas, curvas e acelerações bruscas, RPM fora do indicado, dirigir na banguela, excesso de velocidade para o peso do veículo, parar o veículo e mantê-lo ligado. Tudo isso são hábitos ruins de direção dos motoristas que impactam diretamente no consumo de combustível, desgaste e vida útil das peças e dos pneus e, portanto, nos custos.
Os sistemas de telemetria permitem com que todas essas variáveis sejam controladas pelo gestor de frotas, para que ele avalie com informações precisas os seus motoristas, crie planos de treinamento para os que apresentam notas baixas no ranking e premie aqueles que apresentam notas altas.
Por fim, o sistema de controle da jornada de motorista é uma tecnologia para o gestor de frotas obter de maneira confiável as informações para a criação do diário de bordo do motorista. Através da captação de dados do veículo, análise de pontos de parada, rotas, duração de viagens, identificação do motorista, a plataforma permite o preenchimento automático da jornada de trabalho do fornecendo informações com maior precisão e confiabilidade, evitando portanto erros de preenchimento, fraudes e processos trabalhistas.
5. UTILIZE SISTEMAS DE ROTEIRIZAÇÃO DE VIAGENS
A criação das rotas de viagem é uma atividade que envolve muitas variáveis e a depender do volume de entregas ou serviços a serem realizados torna-se muito complicado, praticamente impossível, criar uma rota ótima de maneira manual.
O gestor precisa garantir que ele irá atender a todos os clientes, na janela de atendimento especificada, dentro da jornada padrão do motorista, utilizando a menor quantidade de caminhões possível porém sem ultrapassar a sua capacidade de carga.
Muitos gestores confiam na sua experiência, separam os clientes em blocos por proximidade de endereço e criam rotas para cada bloco. Entretanto, muito estão perdendo a oportunidade de reduzir a quantidade de caminhões utilizada e a quilometragem percorrida, aumentando assim os seus custos operacionais de viagem.
Os sistemas de roteirização permitem que o gestor crie diversas rotas e teste cenários diferentes de percursos em um tempo muito inferior ao tempo demandado para a criação manual de rotas. Desta forma, o gestor terá maior flexibilidade para a criação de roteiros, podendo modificá-los rapidamente em casos de mudanças operacionais como a adição de um novo cliente ou problema com a disponibilidade de um veículo. Em apenas poucos minutos o software de roteirização pode calcular a melhor rota de acordo com as restrições apresentadas pelo gestor.
6. TOME DECISÕES A PARTIR DE DADOS
Muitas pessoas já ouviram a clássica frase na Administração: “O que não é medido não é gerenciado”.
Por isso, é fundamental que as decisões dentro de uma empresa sejam realizadas com base em dados e indicadores, pois assim elas serão mais assertivas.
Indicadores de gestão de frotas fornecem os dados necessários para o gestor ter o pleno e completo entendimento da situação operacional, fornecendo as bases para avaliar os desperdícios definir plano de ação, direcionar o foco e os recursos para atingir os objetivos e metas traçadas.
No cenário da logística atual, muitas empresas tem buscado implementar a Torre de Controle Logístico ou pelo menos os pilares deste modelo de gestão que são mais necessários para o seu caso em conjunto com sistemas de Business Intelligence para uma análise dos dados.
A Torre de Gestão Logística é uma solução de ponta a ponta da cadeia logística. Ela é uma plataforma central que captura e interconecta dados internos da empresa, seus fornecedores e clientes, organizados através de indicadores em tempo real para criar uma visibilidade completa que permita a rápida tomada de decisão.
Já o Business Intelligence, de acordo com Rosana Leite: “A solução de BI tem foco na coleta, organização, transformação e disponibilização de dados estruturados para a tomada de decisão, além de permitir a análise preditiva de forma rápida e assertiva às organizações. Fornecem insights e tendências aos gestores, para assim poderem criar diretrizes eficientes e eficazes para o alcance dos resultados empresariais almejados.”
Assim, indicadores de gestão de frotas podem evidenciar custos que podem ser reduzidos e melhorias que irão contribuir para prolongar a vida útil da frota. O comparativo entre esses indicadores irá oferecer uma visão real sobre a qualidade dos processos da empresa e os seus resultados, permitindo um melhor alinhamento para tomada de decisões e desenvolvimento de novos processos.
