A gestão de frotas vai muito além de apenas dizer qual veículo está disponível e qual não está e alocar cada um deles para a realização de um serviço/entrega.
O gestor de frotas precisa controlar o plano de manutenção, troca de pneus, consumo de combustível, jornada e performance dos motoristas e a operação em sim. Além disso, é preciso fazer tudo isso mantendo todos os custos dentro do orçamento planejado.
Isso, por sua vez, só pode ser atingido através de um rigoroso controle de frota e de ferramentas adequadas para essa função.
O gestor precisa ter o registro de todas as informações de viagens, abastecimentos, manutenções, jornadas de trabalho, tacógrafo, pedágios, multas, documentos e muitos outros fatores e a partir desses registros gerar indicadores de gestão de frotas que o permitam avaliar o nível de performance da sua equipe.
Como você faz a gestão de sua frota e controla os seus custos?
Muitas empresas, principalmente aqueles que possuem poucos veículos, fazem o controle da sua frota através de planilhas Excel.
As planilhas Excel tem a grande vantagem do baixo custo e da alta possibilidade de customização do controle para as necessidades específicas da sua empresa. Entretanto, este é apenas um recurso básico que não substitui os sistemas completos de gestão de frotas. Para empresas que desejam um controle real pode ser muito trabalhoso criar todos os registros, gráficos e indicadores em uma planilha, uma vez que ela não é tão automática quanto um sistema de gestão de frotas e está muito sujeita a erros de inserção de dados, fórmulas, bugs e possui uma segurança de dados menor.
As planilhas em Excel podem ser um primeiro passo a ser adotado na empresa para que a equipe se familiarize com o controle de frotas antes de adotar um sistema de gestão de frotas mais completo.
Confira como criar a sua planilha de gestão de frotas e quais são as principais informações que você deve possuir para o seu controle.
O QUE DEVE TER A PLANILHA
A planilha de controle de frotas deve ter todos os campos necessários para o registro dos principais custos da sua frota, veículos, abastecimentos, multas, documentos, manutenções, pedágios e pneus.
Além disso, você deve criar a planilha pensando nos indicadores de gestão de frotas utilizados pela sua empresa, principalmente o custo por quilômetro, e pensando em como você precisará inserir esse dado na planilha de modo que posteriormente você possa tratá-lo para gerar as informações das quais precisa.
Por exemplo, se na sua empresa você possui veículos que são abastecidos com álcool, gasolina e diesel e você quer saber qual foi o valor gasto com cada um desses tipos de combustível, além do valor global, então você deve em algum local registrar o tipo de combustível usado no abastecimento.
1. CADASTRO DE VEÍCULOS
O primeiro passo de um controle de frotas é a realização do cadastro dos seus veículos, criando um inventário da frota. O cadastro de veículos deve conter as seguintes informações:
- Placa;
- Modelo;
- Ano;
- Data de vencimento do documento do veículo;
- Motorista responsável (se aplicável);
2. CADASTRO DE MOTORISTAS
Registrar os motoristas é um elemento fundamental para a identificação do responsável por uma multa ou um acidente.
O motorista é um dos principais custos da sua frota e além do seu custo de salário, ele tem também um impacto direto nos custos de manutenção, multa e combustível através do seu modo de condução.
A planilha Excel não permite o controle do modo de condução do motorista, porém permite você saber quem estava dirigindo o veículo em um dia específico para identificar o condutor em caso de multa ou acidente.
O sistema de telemetria veicular é um controle mais robusto, no qual todo o modo de condução do motorista fica registrado como, direção na banguela, RPM, aceleração, frenagem, curva brusca e passagem de marcha. A partir desses dados o sistema de telemetria pode indicar maus hábitos que ao serem corrigidos irão permitir uma redução do consumo de combustível, desgastes de peças e custos com manutenção.
Além disso, os motoristas podem ser ranqueados e premiados de acordo com a sua performance, estimulando que eles dirijam de acordo com os princípios da condução econômica.
O cadastro de motorista é bastante simples:
- Nome;
- CPF;
- Número da CNH
- Data de vencimento da CNH;
3. CONTROLE DE ABASTECIMENTOS
O custo com combustível é um dos maiores custos variáveis de uma frota veicular, por isso é tão importante ter o seu controle.
O controle de abastecimento em uma planilha requer as seguintes informações:
- Placa;
- Tipo de combustível;
- Motorista;
- Data;
- Odômetro;
- Posto de combustível;
- Tipo de combustível;
- Quantidade;
- Valor;
Essas informações irão te ajudar a calcular os principais indicadores de abastecimento da sua frota.
4. CONTROLE DE MANUTENÇÕES
O controle de manutenções também é um ponto fundamental, representando junto com pneus e combustível mais de 50% dos custos variáveis de uma frota veicular.
No caso de controle de manutenção você deve ter dois modelos, um para o controle de manutenções preventivas e um para o controle de manutenções corretivas.
No caso das manutenções preventivas são necessárias as seguintes colunas:
- Nome do serviço;
- Placa;
- Fornecedor;
- Data do último serviço;
- Odômetro no último serviço;
- Data do próximo serviço;
- Odômetro do próximo serviço;
Com esses campos você terá um registro do plano de manutenção preventiva do seu veículo, conforme as informações indicadas do manual de cada fabricante.
Para o controle do serviços corretivos e dos serviços preventivos já realizados você precisará das seguintes informações:
- Nome do serviço;
- Placa;
- Fornecedor;
- Odômetro;
- Valor;
- Data;
- Tipo de serviço;
5. CONTROLE DE MULTAS
Infelizmente, multas ocorrem rotineiramente em operações de transporte. Esse custo é um desperdício de recurso para a empresa e por isso deve-se buscar eliminá-lo.
Para eliminar o custo com multas é preciso saber quais condutores são os mais multados e qual o tipo de multa mais recorrente com a sua frota. Assim, você poderá elaborar um plano de ação que te ajude a reduzir esse custo.
Para o controle de multas você precisará dos seguintes campos:
- Tipo de multa;
- Placa;
- Data;
- Valor;
- Motorista;
- Data de vencimento do pagamento;
TENHO A PLANILHA EM Excel, A MINHA GESTÃO ESTÁ COMPLETA?
Como mencionado mais cedo, a planilha em Excel não substitui os sistemas de gestão de frotas. Ela é apenas o primeiro passo, básico, na direção de uma gestão eficiente de frotas.
O registro das informações principais de custos da frota em uma planilha Excel permitem ao gestor que ele tenha uma maior clareza quanto ao custo mensal da sua frota e alguns indicadores de gestão. Esse passo fornece ao gestor a visibilidade.
Entretanto, apenas o registro das informações não é o suficiente para que o gestor crie planos de ação para a redução desses custos. Uma vez que, através dos registros de informações, o gestor tenha a visibilidade do que está acontecendo com a sua frota, ele poderá identificar que os custos com multa, manutenção e abastecimento estão muito altos. Porém, como saber a causa desses altos custos?
Essa resposta poderá apenas ser obtida com um controle operacional e do modo de condução de motorista mais completo. Nesse momento, entra em cena o sistema de monitoramento de frotas e a telemetria veicular.
A telemetria funciona com base na captação de dados do veículo. Um computador de bordo integrado ao motor, sistema de ignição, frenagem e sistema eletrônico do veículo é utilizado para a captação das informações em tempo real. Sensores adicionais ao veículo para a captação de dados extras como abertura de porta, acionamento de plataforma podem também ser instalados e conectados ao computador de bordo.
Alguns parâmetros analisados na telemetria veicular são:
- Velocidade;
- Torque;
- Dados do motor: RPM, temperatura, pressão na ignição, status (ligado ou desligado);
- Dados gerais: Temperatura do freio, óleo, água, combustível e sensores diversos instalados no veículo;
Assim, é possível para o gestor de frotas ter informações em tempo real sobre os seus veículos, histórico de dados e controle operacional.
