Não importa se a sua frota é pequena, média ou grande, se ela é de caminhão, moto ou carros leves. O combustível é sempre um dos principais custos operacionais da sua frota e gerenciar esse custo é, portanto, uma das principais atividades do gestor de frotas.
A depender do tamanho da sua frota e do modelo da sua operação você pode ter um tanque e bomba próprios na sua garagem ou realizar abastecimentos em postos externos, parceiros. Em outros casos a melhor solução pode ser uma combinação desses dois cenários.
Sobre essa escolha, já abordamos esse assunto no post “Devo ter um Posto de Abastecimento Próprio?”
Mas, independente do modelo que você escolher para a sua empresa será preciso gerenciar os pagamentos, autonomia dos veículos, motoristas, custo de combustível e quantidade de combustível consumida.
Uma boa gestão de consumo de combustível passa por um bom registro de todos os dados de abastecimentos realizados, pois assim, você terá dados para gerar indicadores assegurando maior transparência na sua gestão, evitando fraudes e desvios de combustível.
Por outro lado, sabemos que em uma frota o volume de transações de abastecimento pode ser significativamente alto, o que dificulta o registro adequado e tratamento da informação para uma boa gestão de frotas.
Por isso, o cartão de combustível é uma ferramenta que pode te ajudar a reduzir as atividades administrativas relacionadas ao controle do consumo de combustível.
O QUE É O CARTÃO DE COMBUSTÍVEL?
O cartão de combustível é um meio de pagamento para as despesas de abastecimento de um veículo.
Eles, basicamente, são cartões de crédito que apenas podem ser usados pelo motorista em postos de combustível autorizados, conveniados, para fazer o pagamento do combustível abastecido.
O cartão de combustível pode ser feito na modalidade crédito com um limite (similar ao cartão de crédito de uma pessoa física) ou na modalidade pré-pago, em que o gestor deixa um valor disponível para o abastecimento e assim garante que o orçamento para a viagem será controlado, evitando despesas extras que saiam do controle do gestor.
COMO FUNCIONA O CARTÃO DE COMBUSTÍVEL
O cartão de combustível pode funcionar de duas formas principais: uma é como um cartão de crédito tradicional e outra é como um cartão pré-pago.
Nos dois casos, existe uma rede de postos credenciados que aceitam o modelo de cartão utilizado pela empresa e nos quais o motorista poderá fazer o abastecimento.
Na modalidade de crédito tradicional, a empresa estabelece um limite para cada cartão que deve ser usado ao longo do mês. É igual ao cartão de crédito nosso pessoal. Já no caso do cartão pré-pago, o gestor coloca um valor semanalmente, mensalmente ou para viagens específicas e o motorista terá apenas aquele valor disponível para usar durante aquele período, devendo administrar da melhor maneira possível.
Alguns cartões de combustível permitem também o pagamento de outros serviços de manutenção, troca de óleo, lavagem do carro, abastecimento da Arla-32, entre outros.
O cartão de abastecimento pode ser fornecido para o motorista ou para o veículo, a depender da política de frotas da empresa.
BENEFÍCIOS DO CARTÃO DE COMBUSTÍVEL
Um controle rigoroso do consumo de combustível e dos seus custos traz uma série de benefícios para a empresa. O cartão de combustível, além disso, traz a comodidade na obtenção das informações e também no gerenciamento de pagamentos.
De maneira geral, os cartões de combustível são maneiras práticas, convenientes de gerenciar custos e fazer pagamentos com segurança, fazendo você ganhar eficiência operacional.
1. Aumento de segurança e redução de fraudes
Infelizmente fraudes e desvios de combustível ainda ocorrem bastante na gestão de frotas.
Um caso típico de fraude é quando o motorista coloca 50 litros de combustível no veículo e 10 litros em um galão separado que ele usa para outras finalidades, e depois solicita o reembolso dos 60 litros ou o posto envia a nota para pagamento dos 60 litros.
Como saber se o valor solicitado do reembolso corresponde realmente ao que foi abastecido no veículo?
O cartão de abastecimento ajudará a identificar esse tipo de situação. Isso por que, o cartão de abastecimento identifica o motorista que realizou o abastecimento e também o veículo abastecido. Além disso, o sistema calcula automaticamente a média de autonomia do veículo e gera alertas para o gestor quando os desvios de média real são significativos com relação ao valor esperado.
Isso protege o gestor de frotas e ajudar a controlar despesas.
Outro ponto importante para evitar fraudes é que geralmente os sistemas de cartão de abastecimento fazem validações com o odômetro e o GPS do veículo para verificar se o veículo realmente está no posto indicado e com quilometragem coerente com o volume abastecido.
2. Facilidade de pagamento e eliminação de reembolso
Para o gestor de frotas conferir notas e canhotos de abastecimento para a organização de reembolsos ou pagamento dos postos é sempre uma tarefa chata e demanda tempo.
Com o cartão de abastecimento o faturamento fica simplificado, pois tudo já está registrado na plataforma do cartão, sendo necessário fazer um único pagamento uma única vez e não diversos pagamentos para motoristas e postos.
3. Facilidade na gestão de combustível
Na falta de um cartão de combustível o gestor de frotas precisará juntar todas as notas, canhotos de abastecimento, mensagens de WhatsApp ou qualquer outra forma que ele e os motoristas usem para registrar dados de abastecimento e posteriormente lançar em um sistema financeiro ou planilhas de Excel que serão tratadas com tabelas e gráficos dinâmicos a fim de calcular o custo, autonomia e consumo da frota.
Esse é um trabalho que consome muito tempo e está sujeito a muitos erros.
É muito fácil perder um canhoto, uma nota, inserir uma informação errada no Excel ou até mesmo fazer uma fórmula errada e ficar horas tentando descobrir em que célula está o problema.
Todo esse trabalho e problemas são eliminados com o cartão de abastecimento.
O cartão de abastecimento registra todo tipo de informação em um sistema o qual já irá oferecer alguns relatórios para você avaliar o desempenho da sua frota. Assim, você ganha segurança e rapidez na análise de dados.
4. Redução de custos de combustível
Com o cartão de abastecimento é possível criar regras e parâmetros de abastecimento que controlam a sua utilização e também evitam gastos excessivos. O que irá contribuir para uma redução dos custos.
Por outro lado, ele vai reduzir tempo gasto em outras funções administrativas o que também representa, de maneira indireta, uma redução de custos na operação.
CARTÃO PRÉ-PAGO OU PÓS-PAGO?
A escolha depende dos objetivos da empresa, forma de gestão utilizada e do seu contexto.
Se o gestor de frotas tem mais confiança na sua equipe e nos seus motoristas, pode ser que o cartão pós-pago seja uma boa alternativa. Mas, se existem muitos casos de fraude, um cartão pré-pago pode ser mais eficiente.
Se os veículos rodam muito e as rotas estão sujeitas a alteração durante o percurso pode ser que o cartão pós-pago seja mais interessante.
Você precisa se adequar à realidade operacional da empresa.
QUAL O MELHOR CARTÃO DE COMBUSTÍVEL
No mercado existem diversas soluções de cartão de abastecimento disponíveis, como Maxi Frota, Ticket Car, Ticket Log, Cartão Ipiranga, Shell ou Petrobrás. Além disso, o cartão pode ser pré ou pós-pago. Então, como escolher o melhor cartão de combustível para a sua frota?
As bandeiras, naturalmente, não são iguais e alguns pontos são importante de serem avaliados no momento da escolha:
- Rede diferente de postos credenciados;
- Tarifas;
- Serviços que podem ser pagos com o cartão;
- Qualidade plataforma de gestão;
- Possibilidade de integração com serviços e plataformas de terceiros;
- Mecanismos de validação do abastecimento e controle de fraude;
- Prazo de entrega do cartão;
- Disponibilidade de aplicativo mobile e seus recursos;
- Atendimento e suporte;
Existe um cartão que irá atender as suas necessidades, verifique quais são as suas necessidades principais e qual empresa poderá te atender melhor.
