Realizar o controle de frotas não é uma tarefa fácil. É preciso gerenciar pessoas, principalmente os motoristas, custos diversos de manutenção, combustível, pedágios, multas, pneus, garantir a disponibilidade e vida útil dos veículos além de prestar um serviço de qualidade com entregas e coletas sempre feitas dentro do prazo.
Ou seja, os gestores de frotas não tem muita margem de erro.
Mas, se a sua empresa não possui um setor de gestão de frotas organizado, você pode ter grandes dificuldades em manter o controle adequado da situação.
Temos visto que nesse período de pandemia muitas frotas estão paradas na garagem, infelizmente, devido às medidas restritivas que tem sido colocadas em vigor. Esse pode, por outro lado, ser um bom momento para que você, gestor de frotas, aproveite o movimento operacional mais baixo para se estruturar, colocar ordem na casa e deixar o seu setor de gestão de frotas para a retomada das atividades a todo vapor!
Então, neste artigo vamos apresentar 4 dicas do que você pode fazer para organizar a sua gestão de frotas e estar pronto para a plena retomada das atividades.
Se as atividades na sua empresa não perderam o ritmo isso é ótimo, você também pode aplicar essas dicas para evitar perder o controle sobre a operação e os custos de frota. Vamos lá!
1. Tenha um visão geral da sua operação
Todo gestor de frotas precisa ter uma visão geral do que acontece com a sua operação. Dados importantes que você sabe que precisa saber, mas que na correria do dia a dia você não consegue parar para organizar. Esse é o momento. Aproveite para criar essa visão geral da sua frota e da sua operação. Mas, como? Bem, aqui trago alguns questionamentos que vão te ajudar a direcionar a organização da sua frota.
- Quantos veículos você tem e de quais modelos? Faça um inventário da sua frota com as principais informações sobre os veículos.
- Qual a autonomia padrão de cada veículo? Tenha um ponto de referência para medir a performance de consumo de combustível dos veículos da sua frota, saiba quantos km/L cada um deles deveria fazer.
- Quantos motoristas tem na sua empresa?
- A documentação dos veículos está em dia? Tenha um controle de vencimento de cada documento dos veículos da sua frota e planeje a renovação.
- O disco tacógrafo está bom?
No que diz respeito a parte operacional, é bom entender também o funcionamento da empresa. Alguns dados irão te ajudar:
- Quantas entregas/coletas ou serviços cada veículo faz diariamente? Verifique a quantidade de serviços que você precisa saber, verifique se eles estão sendo feitos no prazo ou em atraso e entenda se a sua frota tem capacidade suficiente para atender a sua demanda.
- Quantos quilômetros um veículo percorre por dia ou semana?
2. Faça o controle dos custos operacionais
Após criar uma visão geral sobre o estado da sua frota e da sua operação é fundamental entender os seus custos. Sabemos que os itens que compõe os custos de uma frota são muito diversos, como seguro, IPVA, pneus, combustível, manutenção, motorista, hora extra, pedágio, alimentação, per noite e muitos outros.
Às vezes é muito difícil parar até mesmo para elencar todos esses itens, quanto mais para avaliar mensalmente quanto foi gasto com cada um deles.
Porém, sem isso você nunca saberá se a sua frota está sendo lucrativa ou não. Então pare um pouco e faça isso. Temos dois postos no nosso blog, um sobre o cálculo de custo operacional e outro sobre o cálculo de custo por quilômetro que irão te ajudar com essa tarefa.
Os principais custos que você deve avaliar são:
- Custos com combustível;
- Custos com pneus;
- Custos com manutenção
- Custos com motoristas, assistentes e hora extra
É importante que você tenha um bom registro dos dados relativos a esses custos, pois ver os números irá te mostrar com mais clareza a realidade. A principal métrica de custos de uma frota é o custo por quilômetro, R$/km. Tenha ela em mente, de maneira clara e atualizada.
É fundamental você fazer uma análise histórica desses dados para que você possa ter padrões de referência e consiga estabelecer boas metas para esses custos. Sem metas que o direcionem o número não tem muito significado.
3. Crie um plano de manutenção preventiva
A manutenção preventiva ainda é muito subestimada no mundo da gestão de frotas. Muitos gestores ainda acham que é um custos desnecessário ficar cuidando de peças que ainda não quebraram. Mas, se você pensa assim lembre-se.
O custo de manter a peça em funcionamento, com manutenções preventivas, é sempre muito inferior ao custo da manutenção corretiva quando ela quebra.
Você pode economizar R$ 1.000,00 hoje, evitando uma troca de óleo, filtro e revisão, porém irá gastar R$ 5.000 a R$ 10.000 amanhã quando precisar trocar todo um sistema do veículo.
Então, se você ainda não possui um plano de manutenção preventiva para a sua frota, sugiro que faça. Tenho certeza que a gerência da sua empresa ficará feliz e satisfeita ao final do ano com as reduções de custos que essa pequena ação irá provocar.
4. Use a tecnologia a seu favor
Muitas empresas ainda fazem todo o controle de custos, operação e serviços através de planilhas Excel ou até mesmo manuais por que não querem investir em um sistema de gestão de frotas. Porém, a tecnologia é a grande aliada do gestor de frotas no seu dia a dia auxiliando em todas as dicas anteriores.
Será muito mais fácil e produtivo para você realizar uma análise integrada de dados em um sistema de frotas que possui todos os dados históricos dos seus custos do que perder horas juntando dados, muita vezes mal inseridos, em planilhas Excel.
O sistema de gestão de frotas garante que você tenha as informações devidamente registradas, organizadas e irá atualizar os seus indicadores de maneira automática.
Então, controle os gastos com combustível, pneus, manutenções, pedágio no sistema e não se preocupe tanto em guardar papel. Além disso, o sistema permitirá com que você controle os planos de manutenção preventiva, evitando que você esqueça a data de um serviço, permitirá o controle de multas e documentos além do próprio rastreamento veicular.
A parte de monitoramento e telemetria fornecerá não apenas uma visão em tempo real de onde estão os seus veículos, rotas realizadas como permitirá controlar melhor a jornada do motorista e o seu modo de condução veicular.
Tudo isso, combinado e bem analisado, irá permitir com que você tenha insights sobre oportunidades de melhoria na frota, tome decisões mais assertivas e tenha um controle de performance justo e preciso.
DICA EXTRA: Tenha todas as suas informações integradas e centralizadas em um único local.
Muitas vezes, vemos casos de empresas que usam diversos sistemas de gestão de frotas. Possuem um sistema de rastreamento veicular, um sistema de cartão de combustível, um sistema ERP para controlar gastos de manutenção e outras despesas e um sistema de roteirização e gestão de entregas.
Esse gestor, entra diariamente em umas 5 plataformas diferentes. Porém, o comum é que depois de um certo tempo, o gestor passe a analisar apenas as duas mais importantes e evite entrar e olhar todas por que ele não tem tempo. Assim, as demais soluções de gestão perdem o seu valor e a empresa perde a visão sobre alguns indicadores.
Em casos de cartão de abastecimento, por exemplo, é muito comum o gestor acompanhar apenas a fatura e nunca analisar os relatórios. Com ERPs a situação é bem parecida. Dada a complexidade de criar relatórios nesse sistema, o gestor só analisa as informações quando a gerência pede algo específico, mas isso não fica em sua rotina.
Por isso, centralizar as informações de todas as ferramentas em um único local é essencial para aproveitar ao máximo o potencial de cada ferramenta que está sendo usada.
Além disso, a centralização das informações tem como benefícios:
– Insights baseados em dados: Visualize oportunidades de melhoria operacional, gargalos e custos ocultos conectando todas as fontes de dados da sua frota promovendo insights que te permitirão reduzir custos e aumentar a segurança operacional;
– Decisões com maior confiança e assertividade: Tome decisões com confiança e assertividade, tendo dados que orientem a sua análise de performance. O modo de condução do motorista está relacionado com 76% dos custos operacionais e 50% dos acidentes são provocados por imprudência do motorista. Você sabe quais são seus melhores motoristas? Saiba quais motoristas merecem prêmios e quais merecem treinamentos com base em dados de telemetria
– Faça o cruzamento das informações: Conecte facilmente dados de diversas origens da sua gestão de frotas, telemetria, manutenção ou abastecimento gerando relatórios customizados. O veículo que mais apresenta problemas de manutenção ou tem menor autonomia pode estar sendo conduzido de maneira equivocada. Conecte os dados e descubra.
– Tenha relatórios rápidos de maneira automática: Modele, visualize, customize e crie relatórios com KPIs personalizados para a sua empresa unificando dados de todos os seus sistemas de gestão de frotas de maneira automática..
A INFLEET
A Infleet simplifica e centraliza as informações da sua gestão de frotas, sejam eles dados de sistemas de abastecimento, manutenção, monitoramento ou telemetria. Organizamos todos os seus dados de rotas, abastecimento, manutenção e telemetria em uma torre de controle personalizada
