Muitas pessoas ainda confundem o que é melhor para a frota, um sistema de gestão ou um ERP (traduzindo, sistema integrado de gestão empresarial). Apesar de ambos serem parecidos em alguns pontos, cada um tem suas funcionalidades e opera de forma diferente.

Ainda mais se a empresa for nova ou queira mudar de sistema, é importante conhecer as particularidades dos dois. Para ter uma melhor escolha, o gestor deve entender as diferenças entre o sistema de gestão e um ERP.

Se você ainda está na dúvida sobre qual utilizar, então confira os detalhes neste artigo.

O que é um sistema de gestão de frota

Um sistema de gestão busca melhorar a eficiência do processo de toda a empresa. Vai desde o planejamento até a redução de custos, envolve também o fluxo operacional, organização dos processos, treinamento da equipe e análise de dados.

O sistema de gestão de frotas é uma ferramenta voltada para o aumento da visibilidade operacional de uma empresa que trabalha com frota veicular, seja ela de menor ou grande porte. Pode ser uma transportadora, distribuidor de bebidas e alimentos ou de qualquer outro ramo.

Essa visualização dentro do sistema permite que o gestor tenha indicadores para avaliar melhor o desempenho de cada setor e auxiliar na sua tomada de decisão. Afinal, todas as informações estão centralizadas em um só lugar.

O que é um ERP?

Um sistema ERP engloba dados de diferentes processos e áreas distintas, o que envolve quase toda a empresa.

Seu principal objetivo é deixar a gestão mais fácil no dia a dia em todas as operações. Já que as informações armazenadas dentro do ERP permitem que cada usuário tenha acesso a tudo de uma forma mais rápida e prática.

Por exemplo, um funcionário do departamento de vendas pode verificar os pedidos de cada cliente, conceder descontos, etc. Já uma pessoa do setor comercial pode conferir os dados do pedido, desde a solicitação até a entrega. Com o ERP, a gestão fica mais fácil para definir metas, ajudar no planejamento e ter melhores resultados.

Vantagens e desvantagens de cada sistema

Através do sistema de gestão de frota, o gestor tem todas as informações disponíveis em um único sistema e facilita o seu dia a dia. Por isso, ele apresenta as seguintes vantagens:

• Auxilia na manutenção corretiva, preventiva e preditiva;
• Uso do combustível de forma mais eficiente;
• Menor desgastes nos pneus;
• Prolonga a vida útil das peças dos veículos;
• A frota se torna ecologicamente;
• Auxilia nas tomadas de decisões e nas estratégias adotadas.

As desvantagens do uso do sistema de frota consiste no custo inicial da sua aquisição. Visto que a implantação deve ser feita para atender às necessidades da frota, além do tempo que deve ser dedicado para treinar a equipe de modo que todos utilizem o sistema da melhor forma.

O ERP tem o objetivo de deixar todas as informações das empresas organizadas. Ele pode auxiliar diversos setores em sua rotina como, por exemplo: departamento financeiro, gestão de colaboradores, gestão de recursos.

Algumas vantagens de utilizar o ERP são:

• Redução de custos;
• Otimização dos processos;
• Informações mais confiáveis;
• Rotina mais eficiente;
• Melhor controle nas operações.

Em contrapartida, o uso do ERP somente não torna a empresa totalmente integrada, como também:

• Custos com o sistema para atualizações quando forem necessárias;
• Outras empresas do mesmo segmento podem copiar o sistema adotado na ERP;
• Falta de participação da equipe em cumprir os processos dentro do sistema;
• Informações incompletas por não serem preenchidas corretamente pela equipe;
• Investimentos em máquinas para que todos operem o sistema sem comprometer o desempenho.

Afinal, qual escolher?

A tecnologia está a favor de todos. Frotas com diferentes tamanhos e tipos de carga, mas que buscam serem eficazes para terem ainda melhores resultados. Aliás, a busca por essa eficiência é o desejo de toda a empresa.

Sabemos que cada sistema tem suas diferenças e atende a diferentes demandas. O mais importante é que a empresa tenha claro os seus objetivos a médio e a longo prazo e escolha o sistema a partir disso. Afinal, soluções emergenciais podem não funcionar com o decorrer do tempo e se tornarem um grande problema depois.

Afirmar qual o melhor sistema para sua frota é algo ainda muito subjetivo, pois depende das particularidades que a empresa necessite. Porém, o sistema de gestão de frota é mais completo por ter mais funcionalidades e armazenar funções de toda a frota sem custo adicional.

Por isso, é importante que o gestor faça uma análise das demandas da frota, pesquise os sistemas disponíveis e avalie o custo-benefício para a empresa. Uma tarefa que pode parecer simples, mas requer bastante atenção já que irá impactar diretamente no dia a dia da sua equipe.

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