O desempenho da sua frota pode melhorar ou prejudicar o orçamento, a reputação, a qualidade do trabalho, a segurança dos funcionários e muito mais da sua empresa. Manter registros precisos e consistentes é a base do fluxo de trabalho de qualquer gestor de frota, mas dar um passo adiante e auditar o desempenho de sua frota é onde a mágica acontece.
Mas como fazer uma auditoria de frota? Com tantas métricas para acompanhar, como você pode saber por onde começar ou quais números são mais importantes para suas operações?
Ao longo desse artigo, vamos detalhar os benefícios da auditoria e como auditar efetivamente o desempenho de sua frota para otimizar suas operações.
Continue lendo para aprender mais!
Por que é importante auditar o desempenho da sua frota?
A auditoria do desempenho de sua frota é importante para entender onde estão as operações de sua frota atualmente e onde você pode se esforçar para estar. Como diz o ditado, conhecimento é poder. Sem primeiro reconhecer e avaliar como as operações de sua frota estão funcionando atualmente, você simplesmente não pode medir o quão perto ou longe estão suas metas métricas!
As auditorias de frota são uma forma valiosa de obter resultados tangíveis; ao realizar uma auditoria de frota, você obterá uma compreensão mais profunda dos custos de sua frota, tanto em termos de dinheiro quanto de tempo, e determinará quais áreas de suas operações precisam de mais atenção. Este é um gerenciamento de frota eficaz porque permite que você e sua equipe trabalhem com mais eficiência, garantindo a segurança e a qualidade de sua frota.
Métricas principais para auditoria
No mundo atual da tecnologia e o desejo de conhecer os detalhes de cada faceta das operações de sua frota, também pode ser esmagador e deixar você coçando a cabeça, imaginando por onde começar. É provável que você já esteja analisando alguns desses números para acompanhar o desempenho de sua frota, mas talvez haja algumas lacunas no quadro que você está pintando para relatar à administração.
Vamos dar uma olhada em algumas métricas principais para auditar sua frota para que você e sua equipe tenham uma abordagem mais abrangente para sua frota:
Dados do veículo
As métricas de dados de veículos podem variar desde simplesmente o número de veículos da frota que você tem em suas operações até dados mais específicos, como o custo por quilômetro rodado. Considere estas métricas referentes aos seus veículos ao auditar o desempenho da sua frota:
- Número de veículos próprios ou alugados
- Idade do veículo
- Milhas percorridas
- Eficiência do combustível
- Horas gastas na estrada, por projeto, por prazo adequado às suas operações, etc.
- Comportamentos de condução como aceleração acentuada, travagem brusca, curvas rápidas, etc.
- Registros de manutenção, como troca de óleo, troca de pneus, etc.
Muitas dessas métricas direcionadas a veículos, especificamente, poderiam ser aplicadas a frotas com diversos tipos de equipamentos dentro de sua frota. Veículos, equipamentos pesados , locadoras, barcos e muito mais podem se beneficiar de ter suas métricas rastreadas, monitoradas e auditadas rotineiramente.
Documentação Jurídica
Ao realizar uma auditoria de frota, é um ótimo momento para garantir que toda a documentação legal apropriada esteja organizada e armazenada adequadamente. No caso de um acidente, uma pergunta sobre um determinado veículo ou ativo, tempo de imposto ou outra situação, é incrivelmente útil saber que cada ativo tem sua documentação no local em que você espera encontrá-lo.
Certifique-se de que você e sua equipe tenham acesso à documentação legal, como:
- Cobertura de seguro e informações de contato
- Título, registro, informações de arrendamento (se aplicável)
- Carteira de habilitação (CNH) e certificações
- Formulários fiscais, verificações de antecedentes e outros documentos específicos do setor.
Manter essas informações organizadas garante que você não terá que lutar por elas ou se perguntar se está faltando quando precisar apresentá-las.
Orçamento da frota
Aqui está o problema realmente grande para as empresas resolverem: seu orçamento da operação da frota. O padrão continua sendo que as frotas devem manter ou aumentar sua produtividade sem um orçamento suficiente para apoiar esses esforços – ou, pior ainda, espera-se que as frotas mantenham a produtividade com um orçamento menor.
O orçamento pode ser medido de várias maneiras, incluindo:
- Combustível
- Seguro
- Salários e benefícios dos funcionários
- Retorno do investimento para cada veículo ou ativo em sua frota
- Frequência de manutenção — se os cronogramas de manutenção forem acelerados, esse é um custo desnecessário, mas se a manutenção for ignorada, isso levará a um custo maior a longo prazo
- Marketing de sua frota, por exemplo, adicionando decalques na lateral de cada veículo com marca e informações de contato
Custos legais
Tudo tem um custo, seja tangível ou intangível. Monitorar e auditar as métricas associadas a cada componente das operações de sua frota pode revelar poços de dinheiro ocultos ou locais onde as operações podem ser otimizadas.
Tecnologia
À medida que os recursos continuam avançando e as iterações posteriores às vezes acabam sendo econômicas, a tecnologia é uma parte crítica das operações de sua frota. Aproveite o tempo para auditar onde sua frota está atualmente.
- Recursos de rastreamento
- Quadros de horários
- Digitalização
- Padrões de segurança cibernética
- Painel de funcionários
O exemplo mais óbvio aqui seria considerar atualizar seus arquivos da frota com documentos impressos para arquivos digitais. Existem inúmeros recursos disponíveis para frotas para ajudar a melhorar as operações e manter os funcionários no mesmo padrão.
Processos e Políticas
Como mencionado anteriormente, tudo tem um custo, seja tangível ou intangível; o tempo é uma parte de suas operações que muitas vezes é negligenciada! Avalie e reflita sobre quais processos e políticas podem usar alguma atualização, incluindo:
- Entradas e saídas
- Registros de manutenção
- Criação de relatórios para liderança em relação ao desempenho da frota
- Lembretes para renovações e check-ins pertinentes
Agilizar suas operações não termina em garantir que cada veículo tenha um bom desempenho; trata-se também de otimizar as muitas partes móveis da sua frota!
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