Em qualquer tipo de operação a falta de organização e planejamento causa uma série de problemas, atrasos, falhas e desperdícios. Na gestão de frotas e logística não é diferente.
A gestão de frotas e da cadeia logística de uma empresa exige controle e precisão para coordenar eficientemente todas as etapas do processo. Portanto, muitas empresas tem utilizado a metodologia 5s nas suas operações.
A metodologia 5s é um instrumento de gestão que auxilia o gestor de frotas a criar uma cultura de organização e disciplina dentro da empresa, ajudando a identificar problemas e oportunidades de melhoria na cadeia logística da empresa.
Desta forma, ao reduzir desperdícios nas operações logísticas o gestor conseguirá melhorar a sua eficiência operacional, reduzindo custos.
O QUE É A METODOLOGIA 5S
Após a Segunda Guerra Mundial o Japão estava destruído e precisava se reerguer economicamente com poucos recursos que tinha disponível. Para tanto, era necessário utilizar da melhor forma possível os recursos disponíveis, evitando o desperdício. Nesse cenário surgiu a metodologia 5S.
A metodologia 5S tem como principal objetivo criar um ambiente de trabalho que favoreça a alta performance da equipe. Para isso o 5S foca em 3 aspectos: produtividade, qualidade e eliminação de desperdícios.
Para atingir o objetivo de implementar um ambiente de alta performance, focado em qualidade, produtividade e redução de desperdícios, o 5S se basei em 5 pilares:
Seiri: O Seiri quer dizer “senso de utilização”, no qual você deve identificar as coisas que são essenciais ao ambiente ou processo e eliminar o desperdício.
Seiton: O Seiton quer dizer “senso de organização” no qual você deve organizar o ambiente de trabalho de maneira adequada, facilitando acesso aos materiais mais utilizados, visualização e armazenamento de informações.
Seiso: O Seiso quer dizer “senso de limpeza” no qual todos os colaboradores devem se comprometer com a criação e manutenção de um ambiente de trabalho limpo e organizado.
Seiketsu: O Seiketsu quer dizer “senso de padronização” e está relacionado a incorporação dos 3S anteriores à cultura da empresa. Nesse momento, as mudanças provocadas pela incorporação dos 3S anteriores devem se tornar padrão dentro da empresa através da criação de rotinas e procedimentos.
Shitsuke: O Shitsuke quer dizer “senso de autodisciplina” e está relacionado ao novo padrão de comportamento e atitude que os colaboradores devem apresentar, para que as mudanças e rotinas implementadas sejam consolidadas e mantidas na empresa. São também padrões éticos e morais a serem seguidos, oferecendo maior autonomia e melhor ambiente de trabalho.
COMO APLICAR A METODOLOGIA 5S À GESTÃO DE FROTAS
O dia a dia de um gestor de frotas é muito cheio e atarefado, são muitas informações, muitos acontecimentos e problemas para serem resolvidos imediatamente.
O gestor precisa saber onde está cada veículo, qual serviço/entrega ele está realizando, quais já foram realizados, problemas de atraso nos serviços, manutenção dos veículos, abastecimentos, documentação, liberação do veículo para viagem, controle da jornada do motorista, custos, multas. Sem uma organização ótima o gestor de frotas pode ficar facilmente perdido, perder alguma informação, não registrar tudo adequadamente e ter dificuldades para resolver os problemas diários.
Portanto, a aplicação da metodologia 5S pode ser de grande ajuda. Mostramos para você como aplicar cada um dos 5 princípios na gestão de frotas da sua empresa e como isso irá aumentar a sua produtividade.
Seiri: O senso de utilização é muito importante para a organização do escritório, interior do veículo, armazém e estoque de peças de manutenção. No escritório você pode definir quais são os materiais essenciais para as suas atividades diárias, documentos e eliminar toda a papelada que seja desnecessária.
O mesmo serve para o interior do veículo, organize com base nas necessidades reais do motorista, transporte apenas o necessário.
O armazém e o estoque de peças de manutenção são os grandes beneficiados, mantenha apenas as peças realmente úteis, faça um inventário de todas as peças do estoque e também das ferramentas utilizadas.
Na área de carga e descarga verifique o que é realmente útil, evite deixar caixas, pallets e outras coisas desnecessárias no espaço.
Seiton: Organize a sua frota, faça um inventário dos veículos, crie uma lista de fornecedores de peças, postos e oficinas conveniadas e utilize a tecnologia para o seu auxílio.
Sistemas de gestão de frotas são grandes aliados para essa organização. Um sistema de gestão de frotas, no qual você pode fazer o rastreamento da sua frota para saber a sua posição em tempo real do seu veículo, ter histórico de abastecimentos realizados, serviços de manutenção, situação de cada veículo, permite com que tudo esteja salvo em um único lugar, de fácil acesso, com informações fáceis de tratar, segmentar e analisar.
Assim, o gestor consegue eliminar fluxos de documentos físicos, necessidade de armazenar uma série de papéis, ter arquivos e de ter muitas planilhas em Excel.
Com relação à área de carga e descarga, tenha uma região específica para guardar caixas, pallets e outros equipamentos utilizados no carregamento/descarregamento dos caminhões. Evite deixá-los largados pela região. Assim, toda a equipe saberá onde buscar os materiais, ganhando tempo e produtividade.
Isso aumentará a sua produtividade, facilitará a comunicação, análise de dados e tomada de decisão.
Seiso: O senso de limpeza é fundamental para o aumento da vida útil das ferramentas utilizadas para serviços de manutenção, para a organização do armazém, estoque de peças de manutenção e também do veículo.
Um veículo limpo e organizado sofre menos desgaste, com maior vida útil.
O ambiente de carga e descarga limpo e organizado, por sua vez, permite que o processo seja realizado de maneira mais rápida, evita acidentes de trabalho e fornece uma melhor qualidade para os colaboradores.
Seiketsu: O senso de padronização serve para a manutenção dos equipamentos, padronizando as manutenções preventivas.
Padronize os processos, fluxos de documentos, locais de armazenamento de peças, equipamentos, carga/descarga, estacionamento dos veículos.
Além disso, crie uma rede de fornecedores padronizados, assim você conseguirá negociar melhores preços de combustível e manutenção dos veículos.
Outro ponto importante a ser padronizado são os veículos e motoristas. Veículos e motoristas são a imagem da empresa perante a sociedade e ter uma boa imagem é fundamental para a empresa. Assim, treine os motoristas para que eles tenham uma boa comunicação com os seus clientes, utilizem fardamento e equipamentos de proteção devidos.
Padronize as condutas de direção econômica e utilize sistemas de telemetria veicular para gerenciar o modo de condução de cada motorista, padronizando também a avaliação de desempenho deles através de um ranking de motoristas.
Mantenha os veículos com boa aparência, podendo até mesmo plotar a marca da empresa nos mesmos.
Shitsuke: O último S se refere ao padrão de comportamento de cada colaborador. Invista em treinamento para que todos os colaboradores estejam alinhados com a cultura da empresa e utilizem todo o seu potencial.
Desta forma, eles perceberão o valor que isso trará para a rotina deles e a melhoria das atividades.
É fundamental que os gestores, gerentes, diretores e todo o corpo administrativo da empresa também estejam engajados para que seja dada legitimidade às mudanças implementadas.
BENEFÍCIOS DA APLICAÇÃO DO 5S À GESTÃO DE FROTAS
O uso dessa metodologia no longo prazo permitirá a empresa reorganizar o seu espaço físicos, processos de gestão e também a atitude dos seus colaboradores. Isso trará muitos ganhos para a empresa como:
- Redução de custos;
- Melhoria de qualidade do serviço;
- Aumento de produtividade;
- Maior satisfação dos colaboradores;
- Redução de acidentes.
Como você tem aplicado o 5S na sua gestão de frota? Espero que essas dicas possam te ajudar.
