A gestão de dados da frota refere-se à coleta, organização, consolidação, análise e relatório de todas as informações vitais que envolvem as operações da frota. Como já falamos aqui no blog, de acordo com Peter Drucker, “Se você não pode medi-lo, não pode melhorá-lo”. Essa afirmação também se aplica à gestão de frotas.
Se você deseja melhorar as operações de sua frota, precisa ter uma sólida estrutura de relatórios e gerenciamento de dados de frota. Com um plano de gerenciamento de dados sólido, você pode coletar e organizar informações, avaliar o desempenho de sua frota e definir benchmarks. Também pode descobrir lacunas e ineficiências, permitindo que você crie estratégias e implemente soluções para não perder o lucro.
Este guia aborda por que a gestão e relatórios de dados de frota são cruciais para suas operações comerciais gerais. Acompanhe a leitura e fique por dentro do assunto!
O que é a gestão de dados da frota?
Como falamos no início do post, a gestão de dados da frota refere-se à coleta, organização, consolidação, análise e relatório de todas as informações vitais que envolvem as operações da frota.
Ela pode fornecer dados abrangentes e precisos sobre os veículos e ativos da sua frota. Isso te ajuda a tomar decisões concisas para apoiar suas operações, incluindo programação de manutenção e recursos e previsão de orçamento.
A maioria das empresas usam sistemas de gestão de frota com recursos que suportam suas iniciativas de gestão de dados da frota. Ao utilizar a solução, seus processos de gerenciamento de dados são modernizados e agilizados.
A importância da gestão de dados da frota
O gerenciamento adequado dos dados da frota oferece muitos benefícios. Vamos categorizar essas vantagens em duas categorias: benefícios operacionais e estratégicos.
Benefícios operacionais
Uma das maiores vantagens operacionais do gerenciamento de dados de frota é que ele estabelece uma boa base para automatizar muitas tarefas por meio do sistema de gestão da frota. Isso inclui entrada e captura de dados, consolidação e geração de relatórios para otimizar a análise de gerenciamento da frota.
Outros benefícios operacionais do gerenciamento de dados da frota incluem o seguinte:
Fluxos de informações otimizados
A maior parte do trabalho de um gestor de frota é fornecer e trocar dados. Isso inclui o tratamento de consultas quando revendedores, fornecedores ou motoristas solicitam informações.
No entanto, atender a essas solicitações pode ser demorado e exigir muito esforço, especialmente para grandes frotas.
Para remediar isso, os gerentes de frota podem ser mais proativos ao compartilhar os dados de sua frota. Eles podem criar bases de conhecimento, perguntas frequentes e manuais que as partes interessadas podem acessar facilmente por meio de uma plataforma centralizada como a da Infleet.
Essencialmente, o gerenciamento de dados da frota ajuda a automatizar a distribuição de informações e conteúdo para as pessoas certas no momento certo.
Fluxos de trabalho simplificados
Tarefas manuais e repetitivas destroem qualquer nível de produtividade. Eles não apenas podem prejudicar seus resultados, mas também podem arruinar a experiência de trabalho de sua equipe.
O uso de um sistema com recursos de gerenciamento de dados da frota pode solucionar esse problema, pois possui recursos de automação.
Por exemplo, você pode usar formulários digitais vinculados ao seu banco de dados. As partes relevantes podem preencher os formulários on-line para agilizar a transação e o processo de manutenção de registros.
Isso pode eliminar a entrada manual de dados, garantir a precisão e tornar o acesso e o compartilhamento de informações um processo rápido e fácil, pois tudo é armazenado online.
Aplicação suave de metas de negócios
Com um sistema confiável baseado em nuvem, você pode configurar facilmente lembretes, prazos e gerenciar seus ciclos de vida de processos em qualquer lugar e a qualquer hora, desde que tenha acesso à Internet.
Os gestores de frota podem reorientar facilmente a equipe para as métricas ou metas de gerenciamento que deseja alcançar, pois os canais de comunicação são centralizados por meio da plataforma baseada em nuvem.
Benefícios estratégicos
Abaixo estão as vantagens estratégicas do gerenciamento eficaz de dados da frota:
- Você está equipado para tomar melhores decisões
- Decisões sólidas de negócios são apoiadas por dados.
Como os números não mentem, as imagens que eles pintam sobre o desempenho da frota são irrefutáveis e precisas.
Por exemplo, empresas que usam sistemas integrados de gestão de frota com recursos de monitoramento de combustível podem comparar seu consumo de combustível nos meses ou anos anteriores.
Dependendo da tendência que os números mostram, os gerentes de frota podem criar estratégias e tomar decisões inteligentes para melhorar ainda mais o desempenho do consumo de combustível da frota.
É por isso que ter um sistema de gestão de dados da frota é uma necessidade absoluta para empresas com frotas comerciais. É o seu meio para capturar, organizar e analisar dados.
Sem um lugar, eles não podem tomar decisões baseadas em dados. Eles estão presos a decidir com base na intuição, que é uma base muito menos confiável para tomar boas decisões.
Você pode aprimorar seus relatórios da frota
O estabelecimento de um sistema de gestão de dados da frota permite conectar vários pontos de dados. Isso fornece mais informações sobre a saúde e o desempenho de sua frota.
Por exemplo, você pode vincular dados sobre acidentes, multas e pontuações de segurança do motorista para saber quais maus hábitos de direção estão causando mais danos à sua empresa.
Você pode criar programas de treinamento que abordem diretamente os maus hábitos de direção que você descobriu ao descobrir essas informações.
Como todos os seus dados estão em um local central, a geração de relatórios sobre os principais indicadores de desempenho (KPIs) de gerenciamento de sua frota se torna muito mais conveniente.
Você pode identificar o potencial de economia
Por meio de relatórios e análises de dados, você pode descobrir quanto gastou em combustível, reparos ou manutenção, entre outros aspectos das operações de sua frota.
Os relatórios que você gera podem revelar aumentos ou picos em suas despesas,
Se você observar um pico ou uma tendência de alta constante em suas despesas comerciais, analise mais de perto para saber o que causou o aumento e, em seguida, desenvolva uma estratégia para corrigir o problema.
Além disso, quando você compara o desempenho de seus veículos comerciais ou motoristas, é fácil identificar ineficiências que contribuíram para gastos desnecessários.
Resolver essas ineficiências reduzirá o custo do seu negócio, o que o ajudará a economizar mais.
Dados essenciais para relatórios de gestão da frota
Você precisa rastrear e medir os dados corretos para administrar uma frota de sucesso. Afinal, nem todos os dados são criados iguais. Alguns têm um impacto enorme no desempenho de sua frota, enquanto o efeito de outros é um pouco insignificante.
Abaixo estão os pontos de dados essenciais que você precisa incluir em seus relatórios de gestão de dados da frota.
Registros de manutenção do veículo
Os dados de manutenção da sua frota contêm as informações e os insights necessários para prolongar a longevidade de seus veículos.
Por exemplo, um sistema de gestão de frota pode alertá-lo sobre os códigos de falha do veículo no momento em que ocorrem. O software não apenas notifica você, mas também mantém um registro dos códigos de falha para que gerentes e motoristas possam gerar relatórios e analisá-los posteriormente.
O uso do sistema agiliza e automatiza seus meios de captura de dados de manutenção do veículo.
Outros dados vitais de manutenção da frota (ou registros) que você deve capturar e rastrear incluem:
- Compras
- Faturamento
- Defeitos
- Verificações diárias
- Garantias
- Códigos de falha
- Cartões de trabalho
- Horários
- Listas
- Relatórios de auditoria
- Documentação de rastreamento de ativos
Os dados de rastreamento de ativos ajudam os gerentes a monitorar o status e a produtividade de seus veículos comerciais. Mostra quais veículos estão em espera, atualmente na estrada, em manutenção, dentre outros.
Os dados que você descobre por meio do rastreamento de ativos informam se sua frota está em alta rotatividade ou subutilizada. Esta informação é crucial, pois suas implicações são claras.
Se sua frota estiver subutilizada, você não está usando os veículos em sua capacidade máxima, o que significa que eles ainda podem gerar mais receita para a empresa, mas seu uso não é maximizado.
Quando os veículos são superutilizados, é melhor visto como uma bandeira vermelha. As chances dos veículos sofrerem avarias e reparos provavelmente aumentarão, portanto, os gerentes de frota devem dobrar seus esforços de manutenção preventiva ou equilibrar sua carga de trabalho.
Para relatórios abrangentes de gestão de frota, monitore estes dados de rastreamento de ativos:
- Aluguéis diários
- Telemática
- Realocação
- Em marcha lenta
- Capacidade
- Marca e modelo do veículo
- Taxas e impostos
- Tipo de combustível
- Transmissão (tipo de motor)
- Locação
- Fornecedores
- Compras
- Leituras do hodômetro
- Áreas de atuação e rotas
- Opções de avaria ou à beira da estrada
- Quilometragem
- Uso esperado do veículo
- Depreciação
- Informações de emissões
- Informação de Segurança
A segurança de seus motoristas e motoristas em geral deve ser uma de suas principais prioridades. Por isso, acompanhe dados relacionados à segurança, como aceleração rápida, excesso de velocidade, condução distraída e frenagem brusca.
Ter essas informações ajuda você a treinar e proteger seus motoristas contra acidentes rodoviários e outras responsabilidades potenciais que podem custar muito à sua empresa em multas ou ações judiciais.
Aqui estão os tipos comuns de dados para rastrear e analisar para melhorar a segurança de sua frota:
- Uso não autorizado do veículo
- Infrações de direção
- Fraude de combustível
- Estilo de condução e desempenho
- Formação e qualificação de condutores
- Condição do veículo
- Histórico e saúde do motorista
Além disso, você deve monitorar e registrar dados financeiros e de combustível como parte de seus processos de gerenciamento de frota. Isso inclui:
- Ordens de compra
- Despesas gerais
- Honorários
- Orçamentos
- Faturamento
- Transações de combustível
- Preços do combustível
- Taxas de câmbio (se necessário)
- Flutuações da moeda
- Opções de compra de combustível, como cartões de combustível
Quando você investe em gerenciamento de dados de frota, você configura sua frota para o sucesso.
Além de obter uma visão holística do desempenho de sua frota, analisando seus dados, você pode desenvolver um roteiro que levará sua frota comercial ao próximo nível.
Conclusão
Gerenciar sua frota através de dados vai além do acompanhamento de manutenção dos equipamentos e veículos que você possui e opera, é um serviço interno e integral à sua empresa para gerenciar equipamentos de forma inteligente.
Esta evolução exige que você gerencie sua frota com eficiência e garanta que ela seja mantida adequadamente. Os dados em tempo real fornecem a capacidade de monitorar o custo total de propriedade e operação de seu equipamento.
Um sistema como o da Infleet permite o rastreamento das informações necessárias para garantir o uso eficiente dos recursos e permite monitorar a aderência aos processos, procedimentos e políticas. Informações precisas são essenciais para gerenciar a frota atual.
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