Ter processos de gestão que guiem o controle de frotas é fundamental para uma gestão de frotas bem sucedida. Ter o controle desses processos estabelecidos é o segundo passo para que a eficiência máxima da gestão seja alcançada, trazendo resultados positivos para a empresa.
O controle e acompanhamento dos processos garantem um melhor acompanhamento dos principais indicadores de frotas, mais informações e maior embasamento para a tomada de decisões.
Ter o controle dos processos de gestão de frotas é fundamental para garantir a eficiência operacional, custos e segurança.
Um dos processos que precisam ser gerenciados é o processo de entrada e saída de veículos, conhecido também como controle de portaria.
O QUE É O CONTROLE DE PORTARIA – ENTRADA E SAÍDA DE VEÍCULOS
O controle de portaria é algo bastante simples. Ele consiste no monitoramento da entrada e saída de veículos na garagem da empresa, controlando assim o seu uso diário. Isso é feito por meio do registro diário da data e hora de entrada e saída do veículo, registrando a sua placa, km, motorista e outras informações que possam ser pertinentes.
Independente da quantidade de veículos da frota e do tipo de ferramenta que será utilizada, um sistema ou um registro manual em planilha, o gestor de frotas deve saber em todos os dias os veículos que saíram da sua garagem, qual era o motorista, quais as condições do veículo no momento da saída e quais as condições do veículo no momento do retorno.
POR QUE FAZER O CONTROLE DE PORTARIA – ENTRADA E SAÍDA DE VEÍCULOS
Monitorar a entrada e saída de veículos é uma excelente forma de obter informações para a gestão de frotas.
O gestor de frotas irá entender bem como funciona o fluxo de caminhões da sua empresa, realizar o controle de quilometragem (essencial para o controle de manutenções, principalmente as preventivas) e controlar incidentes externos como uma avaria.
Esse controle irá gerar transparência, gerando visibilidade para a prevenção de danos, agendamento de serviços de manutenção, identificação de motoristas responsáveis por multas e outros fatores. Os principais benefícios do controle de portaria são:
- controle de quilometragem
- identificação do condutor em caso de danos, multas e avarias ao veículo
- controle de manutenções preventivas e corretivas
- identificação de gargalos no processo logístico
- controle de uso dos veículos
- redução de custos
Um exemplo de transparência que pode ser obtida através do controle de portaria é: sabendo do horário de saída e chegada dos veículos, o gestor de frotas pode verificar se ele está demorando muito para realizar a carga/descarga. Identificando esse gargalo ele pode então buscar entender o motivo para isso, que pode ser atraso na emissão de um documento necessário para a liberação do veículo, dificuldade em organizar a carga no baú ou encontrar a carga no estoque.
Diante da identificação da causa do atraso, ele poderá otimizar a sua operação reduzindo os tempos de espera e desperdícios.
COMO FAZER O CONTROLE DE PORTARIA – ENTRADA E SAÍDA DE VEÍCULOS
O controle de portaria pode ser feito da maneira mais básica, com planilha e registros manuais de quais veículos entraram e saíram da empresa, com controle de data, hora, quilometragem, motorista e registro de avarias. Porém, a melhor forma de garantir um excelente processo de gestão de frotas é utilizando ferramentas que automatizem o processo de portaria e o conectem com outros processos como o de controle de multas e manutenções.
Os pontos básicos a serem analisados em um controle de portaria são:
- O controle deve ser feito diariamente
- Deve ser feito o registro de informações básicas do veículo como quilometragem
- Deve ser registrado o motorista responsável
- Deve estar atrelado a um checklist de avarias para controlar o estado do veículo
Essas são as informações básicas, outras informações mais completas, relacionados ao tipo de operação podem ser analisadas, como peso na saída e no retorno, rota que será realizada, carga transportada, etc.
Um ponto fundamental, como em qualquer outro processo, é: tenha cuidado com o registro das informações. Registrar informações incorretas ou imprecisas é pior do que não ter informação.
FERRAMENTAS QUE AUXILIAM O CONTROLE DE PORTARIA – ENTRADA E SAÍDA DE VEÍCULOS
Alguns sistemas são fundamentais para auxiliar o gestor nessa atividade de controle de portaria. O primeiro, mais simples e comumente usado é o sistema de rastreamento veicular.
O sistema de rastreamento veicular fornecerá ao gestor de maneira automática o horário de saída, chegada, quilometragem percorrida no dia, odômetro de saída e chegada do veículo. Além disso, em casos em que são usados cartões RFID ou leitores Ibutton para identificação do motorista, o sistema de rastreamento também permitirá a identificação automática do motorista responsável pelo veículo em um determinado dia.
Uma segunda ferramenta essencial no controle de portaria é o checklist de saída e chegada do veículo. Com um aplicativo de checklist o motorista irá registrar todas as principais informações do carro antes de sair e assim que retornar, inclusive registrando avarias, tirando fotos e garantindo a conformidade com itens de segurança. Essa ferramenta ajudará a identificar o responsável por uma determinada avaria, como uma batida ou arranhão, e também ajuda a garantir que o veículo irá sair sempre dentro do padrão de controle de segurança.
Você pode customizar o checklist para incluir itens como verificação do cinto de segurança, extintor de incêndio, pressão dos pneus e pressão e estado do pneu reserva. Isso ajuda a evitar problemas na estrada, melhora o consumo de combustível e aumenta a segurança operacional.
Todas essas informações podem estar conectadas a um sistema de gestão de frotas, no qual é aberta uma solicitação de serviço de manutenção ou indica a necessidade de realização de uma manutenção preventiva a partir da indicação de uma avaria, ou atualização da quilometragem.
