Cuidar da gestão financeira da frota é um dos trabalhos fundamentais do gestor de frotas. Esse é um processo que exige muito cuidado e disciplina para a realização dos registros e atualização dos indicadores.
Quando se trata da gestão de frotas, em que o número de transações é alto, com abastecimentos, salários, pedágios, serviços de manutenção, compras de peças e muitos outros itens, é fácil para o gestor se perder. Assim, a gestão financeira da frota deve ser feita com muita atenção e cuidado a fim de evitar custos desnecessários.
A fim de te ajudar a ter um controle de custos de frota mais preciso, vamos listar os 5 erros mais comuns no controle financeiro de frotas e como evitá-los.
1. Não atualizar o controle financeiro
Um dos principais problemas na gestão financeira de frotas está relacionada à disciplina de atualização dos controles financeiros, sejam sistemas ou planilhas Excel.
Muitas vezes o gestor pode receber uma série de canhotos de abastecimentos, notas fiscais de serviços, solicitações de reembolso de despesas da viagem do motorista e diante da dinâmica do dia a dia não atualizar os dados.
Isso pode fazer com que alguma informação se perca, resultando em uma base de dados ruim para a avaliação de performance.
A falta de dados levará a uma análise equivocada da situação e dos resultados financeiros.
2. Não analisar os dados registrados
O outro problema muito comum é a falta de análise dos dados. De nada adianta o gestor ser extremamente organizado, disciplinado, lançando todas as informações em uma planilha ou sistema se depois de todo esse trabalho ele nunca analisar as informações.
Os dados armazenados precisam ser tratados, indicadores analisados, relatórios precisam ser gerados para que você possa ter a visão clara da performance da sua frota. Esse conjunto de dados quando bem trabalhado fornecerá o embasamento necessário para o gestor de frotas tomar decisões mais assertivas.
Não organizar, categorizar e criar um método de análise de dados fará com que o gestor não usufrua dos benefícios de ter uma base de dados bem alimentada, dificultando a sua tomada de decisão.
3. Não ter um orçamento e metas definidas
A partir do momento em que o gestor agrupou e analisou os dados, é necessário ter algum parâmetro de referência que o permitirá saber se a performance da empresa está boa ou ruim. Portanto, é preciso que a empresa tenha um planejamento, com metas e orçamentos bem definidos. O gestor precisa saber onde ele quer chegar, o que significa estar indo bem ou mal.
A média de 3,5 km/L com combustível pode ser boa ou ruim a depender de uma série de fatores. É preciso que você defina previamente o que você esperava e qual era o seu objetivo.
É a partir da análise relativa a esses objetivos que o gestor de frotas irá traçar ações que permitam a evolução e melhoria da operação. Ele poderá ver os itens que estão acima do orçamento planejado, os indicadores que estão fora da meta e busca formas de otimizar a operação para que os resultados se aproximem do planejado.
Porém, se o gestor não sabe onde quer chegar e qual o seu objetivo, ele nunca saberá se está no caminho certo e muito menos como corrigir.
Como diria Lewis Carrol em “Alice no País das Maravilhas”:
“Se você não sabe aonde quer ir, qualquer caminho serve”
4. Ignorar pequenas despesas
Pequenas despesas e custos inesperados são coisas bastante comuns no dia a dia da gestão de frotas. Muitas vezes o gestor não se atenta a esse tipo de custo, ou às vezes acha que pode “deixar passar” por que só vai acontecer uma vez e não vai representar uma parcela significativa do orçamento?
Seja uma refeição extra que o motorista precisou, um custo extra com estacionamento, pedágio ou até mesmo uma peça barata do veículo que precisou ser trocada de última hora com urgência. Esses custos às vezes são negligenciados, o gestor não registra, não avalia e ao final do mês esses custos se acumulam, fazem o seu orçamento estourar e você fica se perguntando por que ou de onde veio todo aquele gasto.
Por isso, o mais importante é não negligenciar nada. Seja rigoroso, controle todas as informações para saber exatamente para onde o dinheiro está indo, o que está representando a maior parte do seu orçamento e assim você entenderá por que o orçamento estourou esse mês e poderá buscar uma forma para evitar que ele estoure no mês seguinte novamente.
5. Realizar todo o controle financeiro de forma manual
Esse último erro é um dos mais comuns e ele impacta diretamente em vários outros. Fazer o controle manual é muito trabalhoso, consome tempo, faz com que o gestor perca produtividade e, além disso, exige uma disciplina maior ainda para o registro dos dados.
Assim, o controle manual facilita com que o gestor perca informações relevantes sobre a frota, tenha dificuldade em gerar gráficos e indicadores, o que por sua vez, atrapalha a tomada de decisão. Ou seja, o sistema manual aumenta as suas chances de cometer os erros 01 e 02.
Ferramentas que automatizam o registro e análise de dados são, portanto, essenciais. Elas registram, categorizam, gerar relatórios e análises completas de maneira completamente automática, fazendo com que o gestor ganhe produtividade e tome decisões mais assertivas.
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